臺南市中西戶政事務所

檔案問題-FAQ

問：什麼是檔案應用？

答：檔案開放應用係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序，包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。

問：何人可為申請人？可向何機關申請？什麼時間可提出申請？

答：任何人均可為應用檔案之申請人，限制開放檔案則限當事人或利害關係人（需提憑利害關係相關佐證資料），如委託方式者，須填具委託書。可向檔案保管機關提出申請。例如，檔案資料為本所保管，則向本所提出申請。

     服務時間：上午09：00～11：00；下午2：00～4：00

問：申請閱覽、抄錄或複製檔案應備之證件為何？

答：申請人閱覽、抄錄或複製檔案時，應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後，由本所專人陪同進入指定之檔案閱覽處所。

問：檔案之應用可否全面開放？

答：檔案之應用以提供複製品為原則，核准應用之檔案如僅其中一部份有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部份，就其他部份公開或提供之。

問：閱覽、抄錄或複製檔案之請方式為何？

答：應用本所檔案應填具申請書，載明相關事項。申請書送達方式得以親自持送或以書面通訊為之，其經電子簽章憑證機構認證後，亦得以電子傳遞方式申請。

問：申請閱覽、抄錄或複製檔案是否需要費用？

答：有需費用如下：

1、閱覽、抄錄機關檔案，每2小時收取新臺幣20元；不足2小時，以2小時計算；閱覽抄錄國家檔案，免收費。

2、複製影印B4（含）尺寸以下每張2元、A3尺寸每張3元。

3、複製檔案，如另需提供郵寄服務者，其郵遞費以實支數額計算每次並加收處理費新臺幣50元。

問：申請閱覽、抄錄或複製檔案有何限制？

答：檔案有涉及下列情形之一者，本所得拒絕申請：

1、有關國家機密者。

2、有關犯罪資料者。

3、有關工商秘密者。

4、有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

5、有關人事及薪資資料者。

6、依法令或契約有保密之義務者。

7、其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

問：申請閱覽、抄錄或複製檔案須注意那些事項？

答：申請人閱覽、抄錄或複製檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列各款行為：

1、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

2、拆散已裝訂完成之檔案。

3、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

4、未經許可擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所。

問：如何查詢檔案目錄？

答：可至檔案管理局全國檔案目錄查詢網進行查詢。

網址：http://near.archives.gov.tw/index.html

地址：台北市中山區伊通街59巷10號

電話：02-25131888

問：閱覽者可否攜帶助理人員共同進入閱覽場所？陪同人員是否比照收費？

答：助理人員共同進入閱覽場所是否收費乙節，按應用檔案而需助理人員伴隨者，應事先申請並經核准後方得進入閱覽場所，因助理人員並非獨立之申請人，自無須另行收費。

問：如何查詢各機關檔案目錄資訊？

答：為便利民眾了解全國檔案資訊，目前檔案管理局已建置「全國檔案目錄查詢網」(National Electronic Archives Retrieve, NEAR，網址為http://near.archives.gov.tw ，開放各機關檔案目錄網路查詢服務；民眾可不受時間及地點限制，經由全國檔案資訊單一查詢窗口，隨時上網查詢各機關定期彙送之檔案目錄，但機密檔案目錄依法不公布。

問：各機關檔案應用服務相關法令有那些？

答：有關檔案應用事項，可依檔案法、行政程序法、行政資訊公開辦法及機密保護法令等有關規定辦理。

問：所稱閱覽、抄錄等使用檔案時間是否包含複製、影印或列印等時間？

答：閱覽抄錄之時間點起算應以檔案交付申請者至檔案交還櫃檯為止，其中間所有使用過程均應包含在內。

問：檔案管理有何相關主管機關或網站？

答：檔案管理局 網址：http://www.archives.gov.tw/  

    機關檔案目錄查詢網 http://near.archives.gov.tw/index.html